CallingBird
AI Telefoonassistent

AI Telefoonassistent die uitvraagt en afhandelt

Birdy neemt op, vraagt door tot duidelijk is wat de beller nodig heeft, legt het gestructureerd vast en zet het door naar de juiste persoon, agenda of systeem.
Start je gratis proefperiodeBekijk hoe het werkt
AI-telefoonassistent Birdy voert een gesprek met een beller terwijl de ondernemer doorwerkt

Wat is een AI-telefoonassistent?

Een AI-telefoonassistent is software die inkomende telefoongesprekken aanneemt, uitvraagt wat de beller nodig heeft en die informatie gestructureerd vastlegt, doorzet naar de juiste persoon of verwerkt in je agenda en systemen. Het verschil met een antwoordapparaat zit in dat tweede deel: er wordt niet alleen opgenomen, er wordt ook iets mee gedaan.

De term wordt ook wel geschreven als AI telefoon assistent, met een spatie, en beide vormen slaan op hetzelfde: een digitale assistent die je telefonie overneemt. CallingBird is zo'n assistent. Birdy voert vloeiende gesprekken in het Nederlands en Engels, weet welke vragen hij per situatie moet stellen en zorgt dat de uitkomst van het gesprek op de juiste plek terechtkomt. Daarmee is hij een schakel in je proces, niet alleen een stem die opneemt.

Wat de telefoonassistent tijdens en na het gesprek doet

Uitvragen wat er nodig is

Birdy stelt per type gesprek de vervolgvragen die jij hebt vastgelegd. Zo komt een verzoek compleet binnen, en niet als een naam met een vraagteken erachter.

Gestructureerd vastleggen

Van elk gesprek krijg je een verslag, en van elk terugbelverzoek naam, nummer en de reden van het telefoontje. Dat komt binnen per e-mail, in het dashboard en in de app.

Doorzetten naar de juiste persoon

Je bepaalt welk onderwerp bij welke collega hoort. Birdy verbindt door als iemand beschikbaar is en legt anders een terugbelverzoek vast.

Afspraken maken, wijzigen en annuleren

De assistent regelt de afspraak tijdens het gesprek en verwerkt hem in het agendasysteem. Ook verzetten en annuleren gaat zo, dus je agenda klopt ook als er 's avonds nog iemand belt.

Nederlands en Engels afhandelen

De beller kiest zelf de taal. Een Engelstalige klant krijgt dezelfde afhandeling als een Nederlandstalige, zonder aparte lijn of medewerker.

Meerdere gesprekken tegelijk oppakken

Op een piekmoment staat Birdy meerdere bellers tegelijk te woord. Dat telt: wordt er niet direct opgenomen, dan belt 1 op de 2 bellers niet terug maar zoekt verder.

Vier situaties waarin de assistent het gesprek afmaakt

Vier veelvoorkomende gesprekken, en wat er daarna gebeurt.

Een spoedvraag die niet kan wachten

Birdy vraagt kort uit wat er speelt en verbindt door naar de collega die je voor dit soort meldingen hebt aangewezen. Is die niet bereikbaar, dan gaat het verzoek met de volledige context door, zodat degene die terugbelt niet opnieuw hoeft te beginnen.

Een afspraak die verzet moet worden

Iemand kan donderdag niet meer. De assistent zoekt de afspraak op, vraagt naar de voorkeur van de beller en zet de wijziging door in het agendasysteem. De oude plek komt vrij voor een andere klant.

Een terugkerende vraag met een bedrijfsspecifiek antwoord

Vragen over tarieven, werkwijze of wat iemand moet meenemen komen elke week terug. Birdy beantwoordt ze op basis van jouw bedrijfsinformatie, dus met jouw antwoord en niet met een algemene formulering.

Een beller die in het Engels begint

Birdy voert het gesprek gewoon in het Engels, vraagt dezelfde gegevens uit en legt het verzoek in dezelfde structuur vast. Jij krijgt een verslag dat je zonder vertaalslag kunt oppakken.

In drie stappen ingericht

  1. 01

    Bedrijfsinformatie inladen

    Je vult je gegevens in of laat ze automatisch van je website ophalen: diensten, openingstijden en de vragen die bellers het vaakst stellen. Dat is de basis waar de assistent zijn antwoorden uit haalt.
  2. 02

    Bepalen wat er uitgevraagd en doorgezet wordt

    Je legt per situatie vast welke informatie de assistent uitvraagt, welk onderwerp naar welke medewerker gaat en wanneer er een terugbelverzoek komt in plaats van een doorverbinding. Ook koppel je hier je agenda.
  3. 03

    Doorschakelen en live gaan

    Je schakelt je eigen nummer door naar je CallingBird-nummer: altijd, alleen buiten openingstijden of pas als je zelf niet opneemt. Dat werkt met elke centrale of provider, en binnen 15 minuten draait de assistent.

Koppelingen met je agenda en systemen

Het verschil tussen een assistent die alleen opneemt en een assistent die werk uit handen neemt, zit vooral in de koppelingen. Birdy werkt samen met Google Calendar, WooCommerce en Shopify, en met agenda- en CRM-koppelingen in bredere zin. Plant de assistent tijdens een gesprek een afspraak in, dan staat die meteen in de agenda die je team toch al open heeft staan.

Dat scheelt de stap die het vaakst blijft liggen: het overtypen achteraf. Wat een AI telefoon assistent uiteindelijk oplevert, hangt dan ook af van hoe goed hij aansluit op de systemen waarin het werk daarna gebeurt.

AI-telefoonassistent Birdy gekoppeld aan agenda- en systeemintegraties

Wat kost een AI-telefoonassistent?

Bij CallingBird betaal je €0,35 per minuut (excl. btw), met een maandminimum van €20. Je rekent dus af over de tijd dat er daadwerkelijk gesproken wordt en niet over de uren dat de lijn stil blijft. Heb je meerdere vestigingen of een hoog belvolume, dan maken we een voorstel op maat.

Dat is een ander model dan gebruikelijk is bij een menselijke antwoordservice, waar doorgaans per gesprek of per maandpakket wordt afgerekend. Tel bij een eigen medewerker ook de tijd mee die tussen de gesprekken door verloren gaat: onderbroken werk, navragen wat er bedoeld werd, overtypen in de agenda. Precies die stappen neemt de assistent over.

Bekijk de tarievenReken je kosten uit

Voor wie is een AI-telefoonassistent geschikt?

Een telefoonassistent is vooral waardevol als er bij een telefoontje iets moet worden uitgevraagd of ingepland, en niet alleen een boodschap hoeft te worden aangenomen. Denk aan behandelpraktijken waar afspraken de hele dag verschuiven, aan servicebedrijven waar de vraag eerst helder moet zijn voordat iemand langsgaat, en aan kantoren waar het uitmaakt bij welke collega een vraag terechtkomt. Bij Fysiopraktijk Van Delden handelt Birdy zo'n 313 gesprekken per maand af, goed voor ongeveer €875 besparing per maand en 87% lagere telefoonkosten. Twijfel je of het past, bel Birdy dan zelf op 085 08 35 942.

Bekijk de branchesLees de klantcases

Veelgestelde vragen over een AI-telefoonassistent

Wat doet een AI-telefoonassistent meer dan alleen opnemen?

De assistent vraagt door tot duidelijk is waarvoor iemand belt, legt de details vast en kiest daarna een vervolg: doorverbinden, een afspraak in de agenda zetten of een terugbelverzoek aanmaken met naam, nummer en reden. Je krijgt dus geen losse melding, maar een verzoek waar je meteen iets mee kunt.

Welke informatie vraagt de assistent uit tijdens een gesprek?

Dat bepaal je zelf. Birdy wordt ingericht op jouw bedrijfsinformatie en instructies, dus je legt vast welke gegevens er per type gesprek nodig zijn. Bij een offerteaanvraag zijn dat andere velden dan bij het verzetten van een afspraak.

Kan de assistent doorverbinden naar de juiste persoon?

Ja. Je stelt in welke onderwerpen bij welke medewerker horen, en Birdy verbindt op basis van het gesprek door. Is er niemand beschikbaar, dan valt hij terug op een terugbelverzoek in plaats van de beller in een wachtrij te laten hangen.

Werkt de telefoonassistent samen met mijn agenda en systemen?

Birdy koppelt onder meer met Google Calendar, WooCommerce en Shopify. Een afspraak die tijdens het gesprek wordt gemaakt, gewijzigd of geannuleerd, staat daarna in het agendasysteem dat je team toch al gebruikt.

Hoe krijg ik terug wat er in een gesprek is besproken?

Van elk gesprek krijg je een verslag, en terugbelverzoeken komen er los bij: per e-mail, in het dashboard en in de app. Gespreksgegevens worden maximaal 30 dagen bewaard en nooit aan derden verkocht.

Wat kost een AI-telefoonassistent per maand?

Je betaalt €0,35 per minuut (excl. btw) met een maandminimum van €20. Je rekent dus af over gesprekstijd, niet over de uren dat de lijn stil is. Bij meerdere vestigingen of een hoog belvolume maken we een voorstel op maat.

Hoe lang duurt het voordat de assistent draait?

Je maakt online een account aan en bent binnen 15 minuten live. AI doet het voorwerk op basis van je bedrijfsinformatie, die automatisch van je website kan worden opgehaald, en jij vult aan wat er mist. Proberen kan 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens.

Zocht je eigenlijk dit?

AI Telefonist

Wil je vooral weten wie de telefoon opneemt als jij niet kunt, dag en nacht?

AI Receptionist

Zoek je een digitale balie die bellers ontvangt en doorverbindt naar de juiste kamer?

AI Antwoordservice

Bedoelde je een antwoordservice die berichten aanneemt als er niemand beschikbaar is?

AI Klantenservice

Gaat het je om het afhandelen van klantvragen en support, en niet alleen om de telefoon?

Laat de telefoon niet meer bij een notitie eindigen

Een telefoonassistent die uitvraagt, vastlegt en doorzet, scheelt je elke dag losse eindjes. Probeer het 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens, en hoor zelf wat Birdy met een gesprek doet.

Start je gratis proefperiode