Telefoonservice uitbesteden

Telefoonservice uitbesteden zonder de controle te verliezen

Je geeft het opnemen uit handen, niet je nummer en niet je verhaal. Jij legt vast wat er namens je bedrijf wordt gezegd en uitgevraagd, Birdy voert het uit en je leest elk gesprek terug.

Start je gratis proefperiode Bekijk hoe het werkt

Telefoonservice uitbesteden aan Birdy, die 24/7 opneemt namens het bedrijf

Wat is telefoonservice uitbesteden?

Telefoonservice uitbesteden betekent dat je het aannemen van je inkomende telefoongesprekken overdraagt aan een externe partij: een antwoordservice, een telefonist op afstand of een AI-telefonist die namens jouw bedrijf opneemt, vragen beantwoordt en berichten of afspraken vastlegt.

Zoek je op telefoniste uitbesteden of telefoon uitbesteden, dan bedoel je meestal hetzelfde: de telefoon moet worden opgenomen zonder dat jij er telkens voor stopt met werken. De vraag die daarbij hoort gaat over grip. Wie praat er straks namens je bedrijf, weet die partij waar het over gaat, en hoor jij nog wat er is gezegd?

Wat er verandert als je het uitbesteedt

Je nummer blijft van jou

Je draagt geen nummer over en zegt niets op bij je provider. Je krijgt een CallingBird-nummer waarnaar je doorschakelt; je bellers bellen het vertrouwde nummer van je bedrijf.

Je kiest welk deel je overdraagt

Alles, alleen buiten openingstijden, of pas als je zelf niet opneemt. Het is een instelling die je zelf aanpast, geen keuze die je voor een jaar vastlegt.

Je legt vast wat er wordt uitgevraagd

Welke gegevens elke beller achterlaat, welke vragen wel en niet beantwoord worden en wanneer er wordt doorverbonden: dat zet je vooraf vast.

Alles komt bij je terug

Van elk gesprek krijg je een verslag met wie er belde, waarover en wat er is afgesproken. Per e-mail, in het dashboard en in de app.

Geen wachtrij op drukke momenten

Birdy staat meerdere bellers tegelijk te woord. Wordt er niet direct opgenomen, dan belt 1 op de 2 bellers niet terug maar zoekt verder.

Duidelijk waar de gegevens blijven

We sluiten een verwerkersovereenkomst, gespreksgegevens worden maximaal 30 dagen bewaard en data wordt nooit verkocht aan derden. Opslag volgens de AVG.

Wat je uitbesteedt en wat je zelf houdt

De eerlijkste manier om te beslissen is de knip precies benoemen: dit gaat weg, dit blijft bij jou.

Wat je uitbesteedt

1Het opnemen zelf, op de momenten die jij doorschakelt: overdag, 's avonds, in het weekend of tijdens vakanties.
2De standaardvragen: openingstijden, werkwijze, wat je wel en niet doet, beantwoord vanuit jouw bedrijfsinformatie.
3Het uitvragen en noteren: naam, nummer en de reden van het telefoontje, bij iedere beller hetzelfde.
4Het agendawerk tijdens het gesprek: afspraken maken, verzetten en annuleren in je agendasysteem.
5De piek: meerdere bellers tegelijk, zodat niemand in de wacht staat.

Wat je zelf houdt

1Je telefoonnummer en je telefonie-omgeving. Je schakelt door, je verhuist niets en je zet het op elk moment weer uit.
2De woorden. Jij bepaalt hoe Birdy zich voorstelt, welke toon hij aanhoudt en welke onderwerpen hij niet bespreekt.
3De grens. Altijd, alleen buiten openingstijden of pas als jij niet opneemt: één instelling, geen contractafspraak.
4Het inhoudelijke gesprek. Wat te specifiek is, gaat door naar jou of komt terug als terugbelverzoek.
5Het overzicht. Elk gesprek lees je terug per e-mail, in het dashboard en in de app.

Daarmee is de controlevraag beantwoord: je geeft de uitvoering uit handen, niet de inhoud. Birdy zegt wat jij hebt vastgelegd en geeft door wat hij niet weet, in plaats van er iets van te maken. Klopt er iets niet, dan pas je het aan en geldt het bij het eerstvolgende telefoontje.

Hoe bepaal je wat er namens jou wordt gezegd?

Het instellen begint niet bij een blanco pagina: de AI doet het voorwerk met je bedrijfsinformatie, die automatisch van je website kan worden opgehaald. Jij loopt het na en vult aan, en bent binnen een kwartier live in plaats van dat je eerst iemand inwerkt.

Daarna blijft het jouw tekst. Elk gespreksverslag laat zien welke vraag er kwam en welk antwoord eruit ging, dus zie je snel waar iets scherper moet. Je past het aan in het dashboard en vanaf het volgende gesprek klopt het. Dat is het praktische verschil met je telefoon uitbesteden aan een externe balie: bijsturen kost één aanpassing.

Dashboard met gespreksverslagen na het uitbesteden van de telefoonservice

In drie stappen uitbesteed

01
Bepaal welk deel je overdraagt
Alle gesprekken, alleen de avonden en weekenden, of alleen wat je zelf niet oppakt. Je kiest er één en verandert het later net zo makkelijk.
02
Leg vast wat er wordt gezegd
Je bedrijfsinformatie wordt voorbereid, jij vult aan en bepaalt de toon, de grenzen en wat er per beller wordt uitgevraagd.
03
Zet de doorschakeling aan
Je schakelt je eigen nummer door naar je CallingBird-nummer en Birdy neemt op. Werkt met elke centrale en provider.

Bekijk de volledige werking

Wanneer is telefoonservice uitbesteden de moeite waard?

Uitbesteden loont zodra de telefoon je werk onderbreekt of gesprekken blijven liggen. Tel eens hoeveel oproepen je per week mist of pas de volgende dag terugbelt. Wordt er niet direct opgenomen, dan belt 1 op de 2 bellers niet terug maar zoekt verder: precies de gesprekken die je nooit in je administratie terugziet. Bestaat je belverkeer grotendeels uit vraag-en-antwoordwerk, zoals openingstijden of een afspraak verzetten, dan is het grootste deel prima over te dragen.

Het loont níét altijd. Krijg je een handvol oproepen per maand en neem je die zonder moeite zelf op, dan los je een probleem op dat je niet hebt: bij een maandminimum van €20 betaal je dan vooral voor beschikbaarheid. Bestaan je gesprekken vrijwel altijd uit inhoudelijk-specialistisch overleg waarin de klant jou persoonlijk wil spreken, dan zit de winst in het netjes opvangen en doorzetten, niet in het afhandelen. De volledige vergelijking met een medewerker in loondienst staat op de pagina over telefoniste inhuren.

Mens of AI: de vergelijking Reken je situatie door

Wat kost telefoonservice uitbesteden?

Bij CallingBird betaal je €0,35 per minuut (excl. btw), met een maandminimum van €20. Je rekent af over de tijd dat er daadwerkelijk wordt gesproken, terwijl in de markt vaak per aangenomen gesprek of per vast maandpakket wordt gefactureerd. Dat verschil merk je vooral in rustige maanden.

Je begint met 30 dagen gratis proberen, zonder betaalgegevens; daarna pauzeert je account tot je die zelf toevoegt. Bij meerdere vestigingen of een hoog belvolume maken we een voorstel op maat.

Bekijk de tarieven Reken je kosten uit

Voor wie werkt uitbesteden goed?

Uitbesteden past het beste bij bedrijven waar de telefoon overgaat terwijl het werk doorloopt: praktijken die tijdens een behandeling niet kunnen opnemen, monteurs die op locatie zijn, kantoren waar één persoon de telefoon erbij doet. Bij Fysiopraktijk Van Delden handelt Birdy zo'n 313 gesprekken per maand af, goed voor ongeveer €875 besparing per maand en 87% lagere telefoonkosten.

Bekijk de branches Lees de klantcases

Veelgestelde vragen over telefoonservice uitbesteden

Wat geef ik precies uit handen als ik mijn telefoonservice uitbesteed?

De uitvoering, niet de inhoud. Birdy neemt op, stelt de vragen die jij hebt vastgelegd, beantwoordt standaardvragen op basis van jouw bedrijfsinformatie en verwerkt afspraken. Wat er gezegd mag worden en wanneer er wordt doorverbonden, bepaal jij vooraf in je eigen instellingen.

Merken mijn bellers dat ik mijn telefoon heb uitbesteed?

Ze bellen hetzelfde nummer als altijd, want je houdt je eigen nummer en schakelt intern door. De stem klinkt natuurlijk genoeg dat veel bellers denken dat ze een medewerker spreken. Zelf horen kan via 085 08 35 942.

Kan ik alleen mijn telefoon buiten openingstijden uitbesteden?

Ja. Je kiest zelf welk deel je overdraagt: altijd doorschakelen, alleen buiten openingstijden, of pas als jij niet opneemt. Dat is een doorschakelinstelling die je zelf aanpast, geen afspraak die in een contract vastligt.

Wat gebeurt er met een vraag die de AI niet kan beantwoorden?

Dan wordt er niet gegokt. Birdy verbindt door naar jou of een medewerker, of legt een terugbelverzoek vast met naam, nummer en de reden van het gesprek.

Hoe weet ik wat er tijdens mijn gesprekken is gezegd?

Van elk gesprek krijg je een verslag: per e-mail, in het dashboard en in de app. Je leest terug wie er belde, waarover en wat er is afgesproken.

Wat kost het uitbesteden van mijn telefoon per maand?

Je betaalt €0,35 per minuut (excl. btw) met een maandminimum van €20. Je rekent dus af per gesproken minuut, terwijl in de markt vaak per gesprek of per maandpakket wordt gefactureerd. Bij meerdere vestigingen of hoog belvolume maken we een voorstel op maat.

Zit ik ergens aan vast als ik het eerst wil uitproberen?

Nee. Je probeert het 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Daarna pauzeert je account tot je die zelf toevoegt. Stoppen doe je met de knop 'opzeggen' in de dashboard-instellingen.